“Chữ ký số”- Lan tỏa một mô hình quản lý mới

Hình ảnh. Văn phòng Công ty Tuyển than Cửa Ông – TKV

Thực hiện Nghị quyết số 22-NQ/ĐU của Đảng ủy TKV về "Thực hiện chuyển đổi số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030" Chi bộ phòng vật tư đã chủ động tham mưu và đề xuất báo cáo Gám đốc đưa chữ ký số vào trong công tác quản lý vật tư, tạo các nhóm zalo để hướng dẫn và tuyên truyền các đơn vị thực hiện tốt hơn quy định, công văn trong công tác quản lý vật tư. Công ty kết hợp với  Công ty phần mềm để triển khai thực

Tại sao chúng ta phải đưa chữ ký số vào thực tế quản lý, vì vai trò của chữ ký số trong công tác quản lý vật tư đã mang lại hiệu quả tích cực giảm được lao động thủ công, tăng hiệu quả công việc, tăng cường công tác quản lý giữa đơn vị sử dụng vật tư với Công ty:                    Thời gian trước khi ký số

Trước khi chuyển đổi chữ ký số các đơn vị phải làm trên phần mềm đi ký các phòng ban liên quan rồi trình ký Giám đốc, rất mất nhiều thời gian, công sức sau đó phô tô gửi cho phòng vật tư làm thủ tục cấp vật tư. Việc lưu giữ tài liệu đôi lúc cũng không đầy đủ.

Hiện nay: Công tác quản lý vật tư đã đưa vào chữ ký số 3 loại mẫu: Phiếu xuất vật tư (mẫu số 02 VT-TTCO), đề nghị lĩnh cấp vật tư (mẫu 04VT- TTCO) Mẫu số 16 VT-TTCO (Giấy đề nghị trả chậm vật tư phụ tùng cũ); Phòng Vật tư đã triển khai hướng dẫn các đơn vị thực hiện đạt được hiệu quả trong quá trình vận hành đưa chữ ký số vào thực hiện đạt được những ưu điểm sau:

      Tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình xác nhận chứng từ cần thực hiện, thay vì phải luân chuyển văn bản và thực hiện ký tay, các bên giao dịch có thể ký số một cách nhanh chóng, chính xác,  Tăng tính trách nhiệm của các bên trên nội dung đã ký và có tính bảo mật cao, chữ ký số đem lại sự minh bạch hơn trong việc xác nhận quyền và trách nhiệm mỗi bên trong nội dung văn bản đã ký,  Đảm bảo sự toàn vẹn nội dung dữ liệu được ký, đối với phiếu xuất kho tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cài đặt ký đồng loạt tránh sai sót xảy ra, Ký được mọi lúc mọi nơi nhờ vào tính linh động của chữ ký số

Tuy nhiên trong quá trình vận hành chương trình sử dụng gặp phải 1 số bất cập như: 1 số chứng từ hoặc văn bản cần ký số chưa kịp thời xử lý nên bị trôi ngày do người ký chưa thường xuyên cập nhật hàng ngày, khi đẩy phiếu ký số chưa kiểm soát và rà kỹ các phông chữ nên còn gặp trục trặc trong quá trình xử lý thông tin

Xuất phát từ ưu điểm và nhược điểm trên Chi bộ Phòng Vật tư đã bám sát triển khai phát huy những ưu điểm và xử lý những nhược điểm và đã trực tiếp trao đổi phần mềm nhằm hỗ trợ quá trình truy xuất , tìm kiếm và tìm ra những giải pháp để không bị lặp lại những sai sót trên. Đến nay các nhược điểm trên đã không còn tồn tại nữa.

Trong thời gian sử dụng thực hiện chữ ký số phần mềm Quản lý vật tư được các đơn vị trong toàn Công ty đánh giá cao, là một trong những phần mềm có hiệu quả, triển khai những thông tin dữ liệu phục vụ cho công tác kiểm tra, báo cáo nhanh kịp thời đảm bảo đúng tiến độ.

Chữ ký số có độ an toàn, chính xác cao, bảo mật toàn vẹn dữ liệu, giúp các đơn vị hay cá nhân có thể an tâm với những giao dịch điện tử. Chữ ký số còn giúp trao đổi dữ liệu giữa Công ty và phân xưởng nhanh chóng và dễ dàng. Nhằm đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm thời gian di chuyển, đi lại.

Khi Chữ ký số được áp dụng trong quản lý tại Công ty từ công ty đến các đơn vị

Lãnh đạo Phòng vật tư thực hiện chữ ký số trong công tác quản lý vật tư

Nhân viên kiểm tra các đề nghị cấp trước được ký số khi đánh phiếu xuất kho  

             Phiếu xuất kho, mẫu đề nghị cấp thực hiện ký số

Trong Thời gian tới Chi bộ sẽ tiếp tục nghiên cứu, tham mưu đề xuất với lãnh đạo Công ty đưa vào nghị quyết thực hiện chữ kỹ số ở phiếu nộp vật tư phế liệu, đề nghị cấp vật tư (mẫu 01/VT-TTCO) để công tác chữ ký số trong công tác quản lý vật tư càng ngày càng đáp ứng hơn nữa các ứng dụng CNTT trong chuyển đổi số.