Thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Hiện nay, hồ sơ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã được khối Sở, ban ngành nộp lưu từ năm 2006 trở về trước; khối ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các doanh nghiệp ngành than nộp lưu từ năm 2009 trở về trước. Tuy nhiên, hồ sơ, tài liệu nộp lưu của một số đơn vị, địa phương còn sơ sài chưa phản ánh được chức năng, nhiệm vụ, quá trình hình thành và phát triển của đơn vị.

Để thực hiện tốt các yêu cầu của ủy ban nhân dân tỉnh về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ đề nghị các đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh triển khai thực hiện một số nội dung sau:

- Tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước theo chỉ đạo của úy ban nhân dân tỉnh tại Văn bản so 7737/UBND-TH4 ngày 29/10/2021 (có vãn bản gửi kèm).

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đảm bảo nghiệp vụ lưu trữ, thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh từ năm 2012 trở về trước theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011.

- Đồng thời, đề nghị các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu rà soát hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn thuộc phông tài liệu, khối tài liệu đã nộp lưu trước đó còn đang lưu trữ tại đơn vị, thực hiện nộp lưu bổ sung về Trung tâm Lưu trữ lịch sử đế đảm bảo tài liệu phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và quá trình hình thành và phát triến của đơn vị.

- Đối với các đơn vị thực hiện các Quyết định nộp lưu của cấp có thẩm quyền từ năm 2018 đến năm 2021, khẩn trương hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu đảm bảo nghiệp vụ, thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn từ năm 2012 trở về trước vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh đảm bảo theo yêu cầu.

Đối với các đơn vị thực hiện nộp lưu năm 2022 theo Quyết định số 410/QĐ-SNV ngày 29/12/2021 của Sở Nội vụ về việc “ban hành Danh mục các cơ quan, đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2022”, thực hiện sắp xếp tài liệu, chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu về Trung tâm Lưu trữ tỉnh đảm bảo đúng tiến độ theo Quyết định.

  2. Tăng cường thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ

Trong thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã từng bước đi vào nền nếp; các cơ quan, đơn vị, địa phương đã kịp thời quán triệt, triển khai các văn bản chỉ đạo cùa Trung ương, ƯBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ, cơ bản đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Để thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, Chủ tịch ƯBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo, tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung triển khai thực hiện một số nội dung sau:

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức; bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng đề án vị trí việc làm; thực hiện đầy đù chể độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ theo quy định cửa pháp luật.

Bên cạnh đó, thực hiện nghiêm Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trong soạn thảo, ban hành vãn bàn; quản lý văn bản, lập hổ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; đồng thời thường xuyên cập nhật các quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ; rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Đồng thời, chỉ đạo thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử trong quá trình giải quyết công việc, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; lựa chọn và số hóa tài liệu lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử đảm bào thời gian, lộ trình theo Kế hoạch số 162/KH-UBND ngày 03/9/2020 của ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phù phê duyệt Đe án “lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

Cùng với đó, tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Trường hợp thuê khoán dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu phải thường xuyên quản lý, giám sát đối với tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ trong quá trình thực hiện hợp đồng; chủ động phối hợp với cơ quan quản lý trong việc kiểm tra quy trình, các bước và nghiệm thu chất lượng dịch vụ.

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tàỉ liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ; báo cáo Danh mục các dự án công trình thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo Thông tư liên tịch số 01/2014/TT-BNV-BXD ngày 21/8/2014 cùa Bộ Nội vụ, Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án công trình nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

Bố trí kinh phí đầu tư, bổ sung các trang thiết bị bảo quản tài liệu; bố trí kho lưu trữ đảm bảo đủ điện tích để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.

Sở Nội vụ tăng cường tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; thưòng xuyên tồ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh; hướng dẫn quy trình cụ thể số hóa tài liệu; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo trên; định kỳ tổng hợp, báo cáo ƯBND tỉnh theo quy định./.