Phân công nhiệm vụ chuẩn bị và tổ chức Hội nghị người lao động Công ty năm 2022 (Cẩm Thúy)

Căn cứ Quyết định số 3561/QĐ- TTCO, ngày 15/12/2021 của Giám đốc Công ty về việc thành lập Ban chỉ đạo, Ban tổ chức hội nghị người lao động năm 2022 cùng với hội nghị tổng kết công tác SXKD năm 2021; Ban chỉ đạo thống nhất phân công nhiệm vụ, triển khai thực hiện như sau:

I.  THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM, THÀNH PHẦN

1. Thời gian: Dự kiến: Trước ngày 10/01/2022.

2. Thành phần đại biểu:

- Tổng số: 260 đại biểu (trong đó: 79 đại biểu đương nhiên, 181 đại biểu bầu tại các đơn vị).

- Đại biểu mời dự chỉ đạo Tập đoàn phân công, có danh sách cụ thể.

- Công ty mời các đồng chí: Nguyên Quản đốc, Bí thư Chi bộ nghỉ chế độ trong năm 2021; các cá nhân được nhận danh hiệu thi đua khen thưởng dịp tổng kết năm 2021.

3. Địa điểm: Tùy thuộc vào diễn biến của dịch bệnh Covid 19

a) Phương án 1: Tổ chức hội nghị tập trung tại Hội trường Văn phòng 1, Công ty Tuyển than Cửa Ông nếu điều kiện cho phép.

b) Phương án 2: Tổ chức bằng hình thức trực tuyến: Tại Điểm cầu Trung tâm (Hội trường Văn phòng 1 Công ty) và điểm cầu tại các đơn vị.

- Thành phần và số lượng đại biểu tại các điểm cầu: Tùy thuộc vào diễn biến của dịch bệnh Covid 19 và kết quả xét duyệt thi đua năm 2021 của Công ty, Ban chỉ đạo sẽ có thông báo cụ thể sau.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Các thành viên trong Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức hội nghị; các phân xưởng, phòng ban

- Nghiên cứu, tham gia, đóng góp bổ sung, sửa đổi nội quy, quy chế và các quy định, theo yêu cầu chức năng, nhiệm vụ. Tổng hợp kiến nghị của các đơn vị, xin ‎ý kiến của đồng chí Phó Giám đốc phụ trách, gửi văn bản về Phòng Tổ chức Lao động tiền lương (TCLĐ) ngày 21/12/2021; phòng TCLĐ tổng hợp, chia nhóm ý ‎kiến ‎gửi đến các phòng liên quan tham mưu để lãnh đạo Công ty giải đáp tại Hội nghị người lao động Công ty.

- Phối hợp với các thành viên, các Phòng ban, Phân xưởng  đôn đốc, triển khai thực hiện các nội dung đã được giao nhiệm vụ. Thường xuyên báo cáo về Trưởng Ban chỉ đạo, Trưởng Ban tổ chức hội nghị để kiểm kết, chỉ đạo thực hiện kịp thời.

-  Thông báo danh sách phân bổ đại biểu tại các điểm cầu, phân công thành viên tổ kiểm phiếu (nếu tổ chức hội nghị trực tuyến)

2. Văn phòng

- Đăng k‎ý ngày tổ chức hội nghị về Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam và Công đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam.

         - Chuẩn bị Báo cáo tổng kết hoạt động SXKD 2021; Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện Thỏa ước LĐTT của TKV tại Công ty phương hướng nhiệm vụ năm 2022 (xong trước 25/12/2021); giấy mời và mời đại biểu cấp trên, đại biểu của Công ty; giấy triệu tập đại biểu các đơn vị (ghi rõ trang phục đại biểu).

- Chuẩn bị phiếu: Bầu đại biểu đi dự Hội nghị Người lao động TKV 2022, phiếu thăm dò tín nhiệm cán bộ quản lý năm 2021. Chuẩn bị tài liệu cho đại biểu, khách mời; in ấn tài liệu, đánh máy các văn bản trước, trong và sau hội nghị.

          - Làm ma két hội nghị và băng thả ngoài hội trường; lên các nội dung tuyên truyền trong và ngoài hội trường, thông qua Ban Tuyên giáo Đảng ủy và duyệt lãnh đạo Công ty. Xây dựng các chuyên mục, chuyên đề tuyên truyền trên Đài truyền thanh Công ty. Tuyên truyền trên bảng điện tử, Đài truyền thanh Công ty và trên các phương tiện thông tin đại chúng; treo băng zôn, băng thả, cắm cờ phướn tại các mâm cờ và hàng rào tại khu vực Văn phòng I. Triển khai thực hiện hoàn thiện trang trí khánh tiết xong trước khi tổ chức hội nghị 2 ngày.

- Bố trí chụp ảnh, quay camera để làm tư liệu. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị làm các khẩu hiệu tuyền truyền và cắm cờ phướn tại đơn vị chào mừng hội nghị của Công ty. Thiết kế, in maket hội nghị cho các đơn vị (nếu tổ chức hội nghị trực tuyến).

  - Chuẩn bị nhạc chào cờ, hòm phiếu; bàn có khăn phủ, ghế, biển tên cho chủ trì và thư ký hội nghị. Bố trí người chuẩn bị máy phát điện dự phòng để phục vụ hội nghị. Chuẩn bị hội trường, âm thanh, ánh sáng, màn hình led…, bố trí người trực điện nước, loa máy; cử người phối hợp với Phòng TCLĐ làm slide power point và người trình chiếu slide cho phần báo cáo do Giám đốc trình bày. Phối hợp với Trung tâm Thể thao văn hóa, phục vụ âm thanh, ánh sáng, bố trí nhân viên lễ tân phục vụ nước uống trong và ngoài hội trường.

- Kiểm tra kết nối đường truyền đến các điểm cầu vào 15h00 trước ngày diễn ra hội nghị và hướng dẫn các đơn vị kiểm tra đường truyền kết nối trước khi vào hội nghị 30 phút (nếu tổ chức hội nghị trực tuyến)

- Bố trí phòng họp đón đại biểu, khách mời; chuẩn bị bàn phát tài liệu, nước uống cho các đại biểu trong và ngoài hội trường. Xây dựng kịch bản phục vụ Hội nghị trong Hội trường.

- Tổng vệ sinh toàn bộ khu vực Văn phòng Công ty và hội trường xong trước khi tổ chức hội nghị 2 ngày. Lên sơ đồ bố trí, hướng dẫn vị trí ngồi cho các đại biểu tại hội trường, chuẩn bị biển tên cho đại biểu khách mời và các đồng chí lãnh đạo Công ty.

          - Phối hợp với Công đoàn Công ty kiểm tra, rà soát danh sách để làm giấy mời đại biểu. Bố trí 02 người phối hợp với Trung tâm TTVH, Phòng TCLĐ phục vụ khen thưởng. Phối hợp chuẩn bị tiền thưởng.

         - Đặt hoa bàn, hoa bục và hoa tặng các đồng chí lãnh đạo các đơn vị nghỉ chế độ năm 2021.

          - Phối hợp với Trung tâm TTVH  xây dựng chương trình văn nghệ, thời lượng 25 phút.

          - Báo ăn cho các đại biểu, khách mời dự hội nghị tại nhà ăn Văn phòng I Công ty; làm thủ tục chi tiền ăn cho đại biểu tại các điểm cầu (nếu tổ chức hội nghị trực tuyến).

3. Phòng Tổ chức - Lao động tiền lương

- Làm slide power point cho phần báo cáo do Giám đốc trình bày.

          - Lên danh sách, nội dung, thành phần dự kiến khen thưởng tại hội nghị duyệt Giám đốc và Công đoàn Công ty.

- Chủ trì, tham gia chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện Quy định trả lương, Quy định Thi đua khen thưởng và các nội quy, quy định quản lý‎ nội bộ liên quan các chế độ chính sách, quyền lợi của người lao động.

- Tổng hợp những nội dung sửa đổi, bổ sung, quy định, hướng dẫn mới của Bộ, Ban, Ngành, TKV liên quan trực tiếp đến quyền lợi, chế độ, trách nhiệm của người lao động sẽ thực hiện trong năm 2022 gửi Giám đốc, Chủ tịch Công đoàn Công ty (vào ngày 25/12/2021) để xem xét thông báo tại hội nghị.

- Tổng hợp các ý ‎kiến, kiến nghị của các phân xưởng, phòng ban. Chia nhóm ý ‎kiến ‎gửi đến các phòng liên quan tham mưu trả lời; Tổng hợp, chuyển về Phòng Thanh tra pháp chế và Kiểm toán nội bộ (TPK) trước ngày 24/12/2021 để Phòng TPK tham gia, hiệu chỉnh và gửi Giám đốc, Công đoàn Công ty trả lời tại Hội nghị người lao động Công ty năm 2022.  

        - Xây dựng Nghị quyết liên tịch phát động thi đua 6 tháng đầu năm 2022; kịch bản và các nội dung khen thưởng tổng kết năm 2021 của tập thể và cá nhân, lên sơ đồ chỗ ngồi cho cá nhân lên nhận thưởng.

- Xây dựng phương án đảm bảo phòng chống dịch bệnh Covid-19. Bố trí nhân viên y tế trực và chuẩn bị bàn đo nhiệt độ, nước sát khuẩn, khẩu trang.

- Chỉ đạo bộ phận Y tế kiểm tra giám sát công tác giao, nhận thực phẩm đảm bảo AT - VSTP tại các nhà ăn, nhà hàng trong Công ty và nhà ăn Văn phòng. Bố trí xe trực và chuẩn bị thuốc Y tế phục vụ Hội nghị khi cần thiết.

         4. Phòng Thanh tra pháp chế và Kiểm toán nội bộ

 - Rà soát, tham gia ý kiến vào sửa đổi, bổ sung các văn bản, nội quy, quy chế, quy định. Tổng hợp, hiệu chỉnh các ý‎ kiến tham gia chỉnh sửa, bổ sung các nội quy, quy chế ... của các phân xưởng, phòng ban (nhận từ Phòng TCLĐ) gửi Giám đốc và Công đoàn Công ty trước ngày 28/12/2021.

- Rà soát hiệu chỉnh tập văn bản sau khi đã được thông qua Hội nghị người lao động Công ty, báo cáo Giám đốc ra quyết định ban hành và hướng dẫn phổ biến tới CBCNV tại các đơn vị trong Công ty.

5. Phòng Kế hoạch và Quản trị chi phí, Phòng Kế toán

a) Phòng Kế hoạch và Quản trị chi phí: Cung cấp số liệu thực hiện các chỉ tiêu SXKD - ĐSXH; các kết quả nổi bật của TKV và của Công ty năm 2021. Các số liệu chỉ tiêu TKV giao kế hoạch và nhiệm vụ trọng tâm của Công ty và TKV năm 2022. Gửi số liệu về Văn phòng Công ty để chuẩn bị báo cáo tại Hội nghị NLĐ Công ty.

- Xây dựng dự thảo Nghị quyết Hội nghị người lao động Công ty năm 2022.

b) Phòng Kế toán: Cung cấp số liệu thực hiện các Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi năm 2021 gửi về Công đoàn Công ty trước ngày 31/12/2021 để hoàn thiện báo cáo trình hội nghị. Chuẩn bị tài chính phục vụ Hội nghị người lao động Công ty 2022, phối hợp với Văn phòng, Phòng TPK đóng tiền chi cho đại biểu và tiền thưởng để trao tại hội nghị cho tập thể và cá nhân.

6. Phòng Cơ điện

- Chỉ đạo Phân xưởng Điện nước lên phương án phối hợp với Văn phòng bố trí người trực điện, nước, vận hành máy phát điện; đảm bảo cung cấp đầy đủ điện nước khu vực Văn phòng 1 trong ngày diễn ra hội nghị.

7. Phòng Bảo vệ - Quân sự

- Lên phương án bảo vệ, bố trí lực lượng làm nhiệm vụ hướng dẫn đại biểu và hướng dẫn xe của đại biểu đỗ đúng vị trí quy định; bố trí lực lượng bảo vệ. Đảm bảo công tác an toàn, an ninh trong Công ty trước, trong và sau ngày tổ chức hội nghị.

- Hướng dẫn đại biểu quét mã QR tại cổng bảo vệ hoặc cửa vào hội trường.

          8. Phân xưởng Điện nước

 - Phối hợp với Văn phòng, Phòng Cơ điện chuẩn bị nguồn điện, máy phát điện khi mất điện tại khu vực Văn phòng 1, bố trí người vận hành, đảm bảo các trang thiết bị điện tại khu vực Văn phòng 1 và hội trường.

9. Trung tâm Thể thao Văn hoá

- Xây dựng chương trình văn nghệ chào mừng hội nghị (thời lượng 25 đến 30 phút do Đội NTQC Công ty thực hiện).

- Bố trí 04 nữ, mặc áo dài đỏ phục vụ việc khen thưởng. Bố trí 03 nam (trang phục áo trắng) phối hợp với Văn phòng trực âm thanh loa máy, ánh sáng và hậu đài trong hội trường.

- Treo băng rôn tuyên truyền tại Văn phòng 2, nội dung theo sự hướng dẫn của Văn phòng.

10. Công đoàn Công ty

 - Tuyên truyền vận động CBCNVC: Thực hiện tốt Nội quy lao động, các quy chế, quy định của Công ty; tham gia ý‎ kiến xây dựng nội quy, quy định các biện pháp thực hiện nhiệm vụ SXKD-ĐSXH năm 2022; giữ vững an ninh trật tự, an toàn.

        - Chuẩn bị báo cáo tổng hợp kết quả tổ chức hội nghị người lao động của các phân xưởng, khối phòng ban. Chuẩn bị báo cáo trả lời và tiếp thu ý kiến của đại biểu thuộc trách nhiệm của tổ chức công đoàn trình tại hội nghị. Báo cáo tham gia sửa đổi, bổ sung TƯLĐTT, các nội quy, quy định ... tại hội nghị (nhận từ Phòng TPK); thông báo các văn bản mới có hiệu lực từ 2022 liên quan trực tiếp đến quyền lợi, chế độ, trách nhiệm của người lao động (nhận từ phòng TCLĐ chuyển đến). Báo cáo kết quả đối thoại định kỳ tại Công ty. Phối hợp với Giám đốc Công ty trả lời và tiếp thu ý kiến của đại biểu tại Hội nghị người lao động Công ty năm 2022.

         - Chỉ đạo Ban TTND Công ty chuẩn bị nội dung và báo cáo hoạt động Ban TTND Công ty năm 2021 tại Hội nghị người lao động Công ty năm 2022.

         - Thống nhất cùng Giám đốc Công ty chương trình, nội dung các đơn vị tham luận tại hội nghị để phân công cho các đơn vị chuẩn bị.

         - Dự kiến các Ban của hội nghị, danh sách đoàn đại biểu dự Hội nghị cấp TKV năm 2022.

         - Phối hợp trao tặng các danh hiệu thi đua năm 2021 cho các cá nhân, tập thể.

         - Tổng hợp báo cáo kết quả hội nghị về TKV theo quy định.

11. Các đơn vị (nếu tổ chức hội nghị trực tuyến)

- Chuẩn bị Hội trường, makets (theo hướng dẫn của Văn phòng), bố trí bàn, ghế, nước uống, nước rửa tay sát khuẩn cho đại biểu đến dự; bố trí người kiểm tra thân nhiệt và yêu cầu đại biểu quét mã QR khi đến dự.

- Bố trí đại biểu dự tại các điểm cầu theo đúng thành phần theo danh sách đại biểu đương nhiên và đại biểu đã được bầu từ Hội nghị NLĐ 2022 của đơn vị, đảm bảo thời gian, đảm bảo các yêu cầu phòng, chống dịch Covid-19.

- Kiểm tra kết nối đường truyền đến điểm cầu Trung tâm vào 15h00 trước ngày diễn ra hội nghị; kiểm tra đường truyền kết nối với Điểm cầu Trung tâm, báo cáo số lượng đại biểu về Ban Tổ chức trước giờ diễn ra hội nghị; chuẩn bị hòm phiếu và phòng cho thành viên Tổ kiểm phiếu làm việc.

        Trong quá trình chuẩn bị, nếu có vướng mắc, yêu cầu các cá nhân và các đơn vị liên quan phản ảnh về Công đoàn Công ty để báo cáo Ban Chỉ đạo HNNLĐ Công ty giải quyết kịp thời ./.