Phân công nhiệm vụ phục vụ Hội nghị sơ kết thực hiện nhiệm vụ quý III và 9 tháng năm 2020

Để tổ chức thành công hội nghị Sơ kết công tác lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quý III và 9 tháng; triển khai nhiệm vụ quý IV năm 2020; Trao tặng Huy hiệu 30 năm tuổi Đảng; Kỷ niệm 90 năm ngày truyền thống các Ban Xây dựng Đảng và ngày thành lập Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam (1930 - 2020), Giám đốc Công ty chỉ đạo các đơn vị phối hợp triển khai thực hiện những nội dung cụ thể sau:

- Thời gian tổ chức: Từ 13 giờ 30 phút, ngày 09 - 10 - 2020 (Thứ Sáu).

- Địa điểm: Tại Hội trường - Văn phòng I Công ty.

- Phân công nhiệm vụ:

1. Văn phòng

- Phối hợp với Văn phòng Đảng ủy, Văn phòng Công đoàn Công ty xây dựng chương trình, danh sách khách mời; phối hợp xây dựng kịch bản, chuẩn bị các báo cáo, tài liệu hội nghị; chuẩn bị giấy mời, điện mời, báo ăn, đón tiếp đại biểu.

- Tổng hợp các danh sách đề nghị Giám đốc Công ty ra quyết định khen thưởng cho các tập thể, cá nhân. Chuẩn bị các nội dung khen thưởng tại hội nghị.

- Chuẩn bị phóng sự phát trong hội nghị: Công ty Tuyển than Cửa Ông - TKV: Tự hào hành trình 60 năm.

- Thiết kế ma két, trang trí khánh tiết Hội nghị, băng dôn tuyên truyền; chỉ đạo các đơn vị triển khai công tác tuyên truyền bề nổi.

- Chuẩn bị hội trường, âm thanh, ánh sáng, màn hình Led; tổ chức tổng vệ sinh hội trường, toàn bộ mặt bằng khu vực trong và ngoài hội trường; Lên sơ đồ bố trí ghế ngồi cho đại biểu; chuẩn bị hoa tại hội trường.

- Chuẩn bị nước uống trong và ngoài Hội trường, bàn phát tài liệu, bố trí người phục vụ rót nước đại biểu và người phát quà cho đại biểu.

- Bố trí người trực điện nước, trực âm thanh loa máy và phục vụ Hội nghị.

- Quay camera, chụp ảnh, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng về hội nghị và lưu làm tư liệu.

- Phối hợp với Trung tâm TTVH trong khâu khen thưởng tại Hội nghị.

2. Phòng Kế toán - Thống kê - Tài chính

- Chuẩn bị kinh phí cho Hội nghị, tiền thưởng của các tập thể, cá nhân và đại biểu tham dự hội nghị.

3. Phòng Tổ chức - Lao động

- Ban hành Quyết định thưởng cho các tập thể, cá nhân.

- Chỉ đạo bộ phận Y tế kiểm tra giám sát công tác giao, nhận thực phẩm đảm bảo AT - VSTP tại các nhà ăn, nhà hàng trong Công ty và nhà ăn Văn phòng.

- Bố trí xe trực và chuẩn bị thuốc y tế phục vụ Hội nghị khi cần thiết.

4. Phòng Bảo vệ - Quân sự

- Lên phương án bảo vệ an ninh trật tự, bố trí lực lượng hướng dẫn xe máy, xe ô tô của đại biểu đỗ đúng vị trí qui định, bảo đảm an ninh cho Hội nghị.

5. Phòng Cơ điện - Vi tính

- Chỉ đạo phân xưởng Điện nước chuẩn bị máy phát dự phòng, nguồn điện phục vụ Hội nghị.

- Cử người phối hợp với Văn phòng và PX Điện nước trực điện nước.

6. Phân xưởng Điện nước

- Phối hợp với Văn phòng bố trí người trực điện, nước, vận hành máy phát điện, đảm bảo cung cấp đầy đủ điện nước khu vực Văn phòng 1.

7. Phân xưởng Dịch vụ - Đời sống

 - Phối hợp với Văn phòng lên thực đơn ăn hội nghị. Phối hợp với bộ phận Y tế, phòng Tổ chức Lao động kiểm tra, giám sát công tác giao, nhận thực phẩm. Tổ chức nhận thực phẩm đảm bảo AT-VSTP tại các nhà ăn, nhà hàng trong Công ty trước, trong và sau Hội nghị.

- Phục vụ ăn cho các đại biểu dự Hội nghị theo tiêu chuẩn của Công ty.

- Phối hợp với Văn phòng vệ sinh và phục vụ hội nghị.

8. Trung tâm TTVH

- Bố trí 02 nữ (trang phục áo dài đỏ) và 01 nam (phục vụ loa máy) phối hợp cùng Văn phòng trong công tác khen thưởng và phục vụ tại Hội nghị.

9. Các đơn vị

- Tiếp tục đẩy mạnh các phong trào thi đua lao động sản xuất phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ quý IV và cả năm 2020, thiết thực lập thành tích chào mừng các sự kiện trong đại của đất nước, ngành Than.

- Tạo điều kiện cho các đại biểu đơn vị tham dự hội nghị đúng thành phần, đúng thời gian, trang phục theo nội dung Điện mời của Giám đốc Công ty.

Giám đốc Công ty yêu cầu các đơn vị triển khai thực hiện nghiêm túc các nội dung trên. Giao cho Văn phòng theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các đơn vị trong quá trình thực hiện, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Công ty xem xét quyết định. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị cần kịp thời phản ánh với Văn phòng (Bộ phận TĐVT) để được hướng dẫn./.