Hướng dẫn đăng ký, cấp phát thẻ SEA Games 31 tại Quảng Ninh

Quy trình quản lý, cấp phát thẻ cần thực hiện theo đúng các điều luật, điều lệ của Liên đoàn Thể thao Đông Nam Á (SEAGF) và quy định của Ban Tổ chức Đại hội Thể thao Đông Nam Á lần thứ 31 năm 2021 tại Việt Nam.

Theo đó, thông tin ghi trên thẻ phải cụ thể, chính xác, đầy đủ thông tin về đối tượng sử dụng thẻ, đáp ứng yêu cầu của các chủ thể quản lý.

Quy trình đăng ký, cấp phát thẻ đảm bảo nhanh chóng, thuận lợi, hiệu quả; sử dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, khai báo thông tin và quản lý quá trình cấp phát thẻ.

Đối tượng cấp phát thẻ

- Đối tượng cấp phát thẻ qua Trung tâm Điều hành SEA Games 31: Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức và các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức Trung ương; Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, các Tiểu ban và Ban Tổ chức môn thi của địa phương; Cán bộ, nhân viên tham gia điều hành và làm nhiệm vụ tại Đại hội; Tình nguyện viên; lái xe, nhân viên phục vụ Đại hội; Vận động viên, huấn luyện viên tham gia thi đấu; cán bộ chuyên môn, kỹ thuật viên, nhân viên tham gia điều hành và phục vụ tổ chức các cuộc thi đấu; Phóng viên báo chí, phát thanh, truyền hình của các cơ quan báo chí, truyền thông trong nước (đăng ký qua Tiểu ban Thông tin - Truyền thông thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31).

- Các đối tượng người nước ngoài trong khu vực Đông Nam Á (đăng ký qua Ủy ban Olympic các quốc gia).

- Các đối tượng khác: Trọng tài, giám sát, quan chức kỹ thuật, chuyên gia không có hộ chiếu thuộc các quốc gia khu vực ASEAN (đăng ký qua Tiểu ban Chuyên môn kỹ thuật thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31); Lực lượng an ninh (đăng ký với Tiểu ban An ninh thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31).

Theo đó, hệ thống đăng ký và quản lý thẻ là modul thành phần của hệ thống thông tin quản lý, điều hành Đại hội, hoạt động trên nền tảng internet, được quản trị tập trung tại Trung tâm Điều hành thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31. Hệ thống cho phép đăng ký, phê duyệt danh sách cấp phát thẻ và xuất dữ liệu để in thẻ.

Địa chỉ của hệ thống thông tin quản lý thẻ Đại hội: https://accreditation. seagames2021 .com/

Hệ thống thông tin quản lý thẻ có tích hợp sẵn các mẫu (form) khai báo thông tin để phục vụ việc đăng ký cấp thẻ Đại hội. Tài khoản phục vụ việc nhập dữ liệu đăng ký cấp thẻ sẽ được Trung tâm Điều hành bàn giao cho các đầu mối có trách nhiệm tổng hợp đăng ký để nhập dữ liệu lên hệ thống. Sau khi dữ liệu được nhập vào hệ thống, Trung tâm Điều hành sẽ rà soát, xác minh thông tin và tổ chức in ấn, cấp phát thẻ.

Ngoài việc phục vụ đăng ký, cấp phát thẻ, dữ liệu trên hệ thống đăng ký còn được sử dụng để phục vụ công tác quản lý nhân sự tại Đại hội và phục vụ các công tác khác như y tế, hậu cần, an ninh, giao thông...

Đầu mối tiếp nhận đăng ký và quản lý cấp phát thẻ Đại hội: Trung tâm Điều hành thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31 là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý đăng ký và cấp phát thẻ Đại hội.

Trung tâm Điều hành có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Tổ chức xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn và các kế hoạch liên quan tới đăng ký, tổ chức làm thẻ và cấp phát thẻ; là đầu mối tiếp nhận thông tin và xử lý, giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu cho Ban Tổ chức xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới việc làm thẻ, cấp phát thẻ Đại hội.

Các đầu mối phối hợp là các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31. Tổng hợp thông tin, gửi danh sách đăng ký cấp phát thẻ của Tiểu ban về Trung tâm Điều hành và phối hợp cấp phát thẻ sau khi in ấn.

Trung tâm Điều hành mở hệ thống đăng ký thẻ và gửi hướng dẫn đăng ký cho các đầu mối. Các đầu mối sẽ được cấp 1 hoặc nhiều account để tiến hành đăng ký trực tuyến, theo form biểu có sẵn trên hệ thống.

Thời hạn mở hệ thống đăng ký thẻ cho các thành viên trong nước: từ ngày 23 tháng 3 năm 2022 đến hết ngày 15 tháng 4 năm 2022. Các trường hợp đề nghị cấp thẻ sau ngày khóa hệ thống (15 tháng 4 năm 2022) phải gửi văn bản và trực tiếp liên hệ với Trung tâm Điều hành SEA Games 31.

Quy trình cấp phát thẻ: Trung tâm Điều hành tổ chức in ấn, cấp thẻ trực tiếp cho Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức SEA Games 31, thành viên của các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức SEA Games 31 từ ngày 01/4/2022 đến hết ngày 30/4/2022; phối hợp với các Tiểu ban lên phương án và tổ chức cấp phát thẻ cho các đối tượng người nước ngoài.

Trung tâm Điều hành tổ chức in ấn thẻ phóng viên, tình nguyện viên và các thành viên Ban Tổ chức địa phương từ ngày 01/4/2022 đến hết ngày 30/4/2022. Trong quá trình in thẻ, Trung tâm Điều hành phối hợp với các Tiểu ban, Ban Tổ chức địa phương để tổ chức cấp phát.

Địa điểm cấp phát thẻ:

+ Đối với Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, thành viên các Tiểu ban thuộc Ban Tổ chức, các đối tượng người nước ngoài: Cấp tại Trung tâm Thẻ - Trung tâm Điều hành SEA Games 31, địa chỉ: 36 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

+ Đối với phóng viên báo viết, phóng viên ảnh, phóng viên phát thanh: tại Trung tâm Báo chí.

+ Đối với phóng viên Truyền hình: tại Trung tâm Truyền hình quốc tế.

+ Đối với tình nguyện viên: cấp phát qua Tiểu ban Lễ tân, Khánh tiết.

+ Đối với cán bộ, nhân viên của các địa phương: cấp phát qua Ban Tổ chức địa phương.

Cấp đổi thẻ, cấp bổ sung thẻ: Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc bổ sung, việc cấp đổi thẻ, cấp bổ sung sẽ được tiến hành tại Trung tâm Thẻ của Đại hội (tại Hà Nội).